Minimumskrav til fakturaer
Når man udarbejder en faktura, er det vigtigt at overholde visse krav for at sikre, at dokumentet er både juridisk gyldigt og administrativt præcist. En korrekt faktura skal indeholde en række obligatoriske oplysninger, der hjælper med at dokumentere transaktionen, både for sælger og køber. Her er nogle af de vigtigste elementer, som skal inkluderes:
Dato for salget
Datoen for salget skal angives klart, da den markerer tidspunktet for transaktionen og er vigtig for både bogføring og momsregnskab.
Fakturanummer
Hver faktura skal have et unikt fakturanummer, der skal tildeles fortløbende. Nummereringen kan enten ske manuelt eller med brug af software, der genererer fakturaer, hvilket sikrer en ordentlig struktur i dokumentationen.
Selgers navn og organisationsnummer
Navnet på den virksomhed eller person, der udsteder fakturaen, skal fremgå tydeligt sammen med det relevante organisationsnummer. Dette er vigtigt for identifikation og sikring af, at der er en legitimitet bag forretningen.
Kjøpers navn, adresse eller organisationsnummer
Afstemmelser kræver også oplysninger om køberen, herunder navn og adresse eller, hvis det drejer sig om en virksomhed, organisationsnummer. Dette er centralt for korrekt fakturering og eventuelle fremtidige henvendelser.
Beskrivelse af varer eller tjenester
Fakturaen bør indeholde en detaljering af de varer eller tjenester, der er leveret. Beskrivelsen skal være præcis og letforståelig.
Antall og pris per enhet
Det totalt leverede antal samt prisen per enhed skal angives for at give et klart billede af transaktionsdirektivet.
Leveringsted og -tidspunkt
Oplysninger om, hvor og hvornår de bestilte varer eller tjenester er blevet leveret, er vigtige for både sælger og køber.
Totalsum for betaling
Den samlede beløbsbetrag, der skal betales, skal vises tydeligt. Dette inkluderer alle kostnader og eventuelle gebyrer.
Forfallsdato
En klar forfaldsdato angiver, hvornår betalingen skal være modtaget, hvilket er essentielt for at sikre pengestrømmen i virksomheden.
Merverdiavgift (MVA) og andre avgifter
Hvis der gælder specifikke varer eller tjenester, skal MVA-satser og andre relevante afgifter angives på fakturaen. Det bør fremgå, hvor meget MVA der er inkluderet i totalsummen.
Behov for unike fakturanummer
Denne strukturering af fakturanumre er essentiel for at undgå forvirring og for at sikre, at der ikke opstår dubletter. Det anbefales, at virksomheder implementerer et system, der systematisk tilføjer numre, samt at der er kontrol for eksisterende numre.
Registreringskrav
For selskaber som aktieselskaber (AS), allmennaksjeselskap (ASA) og norskregistrerte utenlandske foretak (NUF) er det krav om, at “Foretaksregisteret” skal fremgå sammen med deres organisationsnummer. Dette er vigtigt for at sikre, at fakturaerne er korrekt registreret i henhold til lovgivningen.
Behandling af MVA
Når der findes forskellige MVA-satser på fakturaen, skal disse oplyses på separate linjer, så det er klart for modtageren, hvilken sats der gælder for hver enkelt vare eller tjeneste. Dette er nødvendigt for at undgå misforståelser og for korrekt momsrapportering.
Elektroniske fakturaer
I moderne erhvervsliv er elektroniske fakturaer blevet mere udbredte. Mange lande kræver nu, at offentlige institutioner modtager fakturaer i et elektronisk format, som for eksempel Elektronisk HandelsFormat (EHF). Dette bidrager til en mere effektiv fakturahåndtering og kan hjælpe med at reducere omkostningerne for virksomhederne.
Praktisk information om fakturaudstedelse
At udarbejde en korrekt faktura er en grundlæggende del af enhver virksomheds økonomiske drift. Ved at følge ovenstående krav kan virksomheder sikre, at deres fakturaer er i overensstemmelse med gældende lovgivning, og dermed mindske risikoen for problemer ved revisioner og betalinger. En veldokumenteret faktura er ikke kun en grundlæggende forretningspraksis, men også en vigtig del af at opretholde et godt kundeforhold.